---

 

 

 

 

 

 

 

 

ZASADY DZIAŁANIA EKOFUNDUSZU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EkoFundusz jest fundacją powołaną w 1992 r. przez Skarb Państwa, reprezentowany przez Ministra Finansów, dla efektywnego zarządzania środkami finansowymi pochodzącymi z zamiany części zagranicznego długu na wspieranie przedsięwzięć w ochronie środowiska (tzw. ekokonwersja długu). Dotychczas decyzję o ekokonwersji polskiego długu podjęły Stany Zjednoczone, Francja, Szwajcaria, Włochy, Szwecja (do końca 2003 r.) i Norwegia.

Zadaniem Fundacji jest finansowanie przedsięwzięć w dziedzinie ochrony środowiska, które mają nie tylko istotne znaczenie w skali regionu czy kraju, ale także wpływają na osiągnięcie celów ekologicznych w skali europejskiej, a nawet światowej uznanych za priorytetowe przez społeczność międzynarodową.

EkoFundusz jest niezależną fundacją działającą na podstawie polskiego prawa, a w szczególności na podstawie ustawy o fundacjach z 1984 r. (Dz.U. z 1991r, Nr 46, poz. 203 wraz z późniejszymi zmianami) oraz Statut. Obecnie uprawnienia Fundatora EkoFunduszu wykonuje Minister Skarbu Państwa.

Organami EkoFunduszu są: Rada Fundacji oraz Zarząd.

Członkami Rady Fundacji są:

• przedstawiciele rządów wszystkich państw, które zdecydowały się na ekokonwersję polskiego długu;
• przedstawiciele Fundatora, ministerstw i organizacji pozarządowych;
• niezależni eksperci.

Rada Fundacji określa generalną politykę EkoFunduszu (wyznacza priorytety, kryteria i zasady wykorzystania środków Fundacji), uchwala plan finansowy Fundacji, przyjmuje coroczne sprawozdania z działalności Fundacji, zatwierdza wnioski o udzielenie dotacji ze środków EkoFunduszu na poszczególne przedsięwzięcia proekologiczne oraz powołuje i odwołuje członków Zarządu.

Organem wykonawczym jest Zarząd EkoFunduszu, który kieruje bieżącą działalnością Fundacji i reprezentuje ją na zewnątrz. Przeprowadza on selekcję projektów oraz przedstawia wnioski do zatwierdzenia przez Radę Fundacji. Zarząd EkoFunduszu jest także odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowym wydawaniem przyznanych środków i ich terminowe rozliczenie przez Beneficjentów.

W Statucie EkoFunduszu pięć sektorów uznanych zostało za dziedziny priorytetowe. Są nimi:

1. Ograniczenie transgranicznego transportu dwutlenku siarki i tlenków azotu oraz eliminacja niskich źródeł ich emisji (ochrona powietrza).
2. Ograniczenie dopływu zanieczyszczeń do Bałtyku oraz ochrona zasobów wody pitnej (ochrona wód).
3. Ograniczenie emisji gazów powodujących zmiany klimatu Ziemi (ochrona klimatu).
4. Ochrona różnorodności biologicznej (ochrona przyrody).
5. Racjonalizacja gospodarki odpadami i rekultywacja gleb zanieczyszczonych.

Poniżej wymienione zostały typy projektów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie EkoFunduszu w poszczególnych sektorach priorytetowych:

• likwidacja niskich źródeł emisji w miastach o udokumentowanym ponadnormatywnym stężeniu dwutlenku siarki;
• budowa kotłów z paleniskami fluidalnymi;
• budowa turbin gazowo-parowych (preferowane będą układy wykorzystujące biogaz, gaz odpadowy lub lokalne złoża gazu ziemnego);
• zmniejszenie emisji zanieczyszczeń atmosfery z pojazdów samochodowych w miastach (jedynie modernizacja taboru komunikacji miejskiej w ramach systemu dopłat).

• budowa lub modernizacja oczyszczalni ścieków oraz budowa sieci kanalizacyjnej w ramach Krajowego Programu Oczyszczania Ścieków Komunalnych w aglomeracjach o równoważnej liczbie mieszkańców (RLM) 15 - 100 tys., położonych bezpośrednio nad Bałtykiem lub w zlewniach: Zalewu Wiślanego, Zalewu Szczecińskiego, rzek Przymorza, Wisły – poniżej ujścia Brdy, Odry – poniżej ujścia Warty;
• budowa lub modernizacja oczyszczalni ścieków oraz budowa sieci kanalizacyjnych w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM mających wpływ na jakość wody pitnej dla mieszkańców Warszawy i Krakowa;
• budowa lub modernizacja oczyszczalni ścieków oraz budowa sieci kanalizacyjnych niezbędnych dla zachowania czystości jezior o dużej wartości przyrodniczej lub wód w obrębie parków narodowych i rezerwatów przyrody;
• budowa lub modernizacja oczyszczalni ścieków oraz sieci kanalizacyjnych na obszarach Głównych Zbiorników Wód Podziemnych – lista priorytetowa EkoFunduszu;
• budowa instalacji do utylizacji osadów ściekowych w komunalnych oczyszczalniach ścieków.

• oszczędność energii w miejskich systemach zaopatrzenia w ciepło (jedynie w ramach konkursu na oszczędność energii w systemach ogrzewczych);
• wykorzystanie biomasy do celów energetycznych w sektorze komunalno-bytowym i w zakładach przemysłowych;
• gospodarcze wykorzystanie biogazu z sektora rolniczego, z wysypisk odpadów komunalnych i z oczyszczalni ścieków oraz gazu odpadowego z procesów przemysłowych;
• wykorzystanie energii solarnej (panele fotowoltaiczne oraz kolektory słoneczne w ramach systemu dopłat);
• wykorzystanie płytkiej geotermii (pompy ciepła);
• promocja technologii ogniw paliwowych;
• wykorzystanie energii odpadowej z procesów przemysłowych i z procesów spalania.

• ochrona gatunków fauny i flory zagrożonych wyginięciem;
• ochrona cennych przyrodniczo obszarów wodno-błotnych;
• czynna ochrona przyrody w parkach narodowych i krajobrazowych;
• ochrona obszarów Europejskiej Sieci Ekologicznej Natura 2000;
• budowa infrastruktury edukacji ekologicznej w parkach narodowych;
• dostosowanie składu gatunkowego lasu do siedlisk w parkach narodowych i w ich otulinach oraz w rezerwatach przyrody.

• organizacja kompleksowych systemów zbiórki, recyklingu i zagospodarowania odpadów komunalnych obsługujących 50 - 250 tys. mieszkańców;
• technologie przerobu odpadów biodegradowalnych pochodzących z gospodarki komunalnej;
• unieszkodliwianie odpadów niebezpiecznych;
• budowa instalacji do recyklingu odpadów komunalnych i niebezpiecznych;
• modernizacja technologii przemysłowych prowadząca do eliminacji powstawania odpadów niebezpiecznych (tzw. „czyste technologie”).

Szczegółowe kryteria selekcji dla poszczególnych typów projektów zamieszczane są na stronie internetowej EkoFunduszu.

Dofinansowanie ze środków EkoFunduszu uzyskać mogą jedynie projekty dotyczące inwestycji bezpośrednio związanych z ochroną środowiska, a w dziedzinie ochrony przyrody również projekty nieinwestycyjne. Środki EkoFunduszu mają charakter bezzwrotnej pomocy zagranicznej i stosują się do nich preferencje wynikające z obowiązujących przepisów.

EkoFundusz nie dofinansowuje projektów dotyczących prowadzenia badań naukowych, akcji monitoringowych, konferencji i sympozjów oraz innych form działalności edukacyjnej. Wyjątkami od tej reguły są zadania edukacyjne i szkoleniowe stanowiące integralną część projektów innowacyjnych oraz projektów w dziedzinie ochrony przyrody.

Wszystkie wnioski o dofinansowanie oceniane są według obowiązujących procedur EkoFunduszu na podstawie kryterium ekologicznego, technologicznego, ekonomicznego i organizacyjnego. Aby otrzymać dotację wszystkie te oceny muszą być pozytywne, a wnioskodawca musi wykazać się wiarygodnością finansową, organizacyjną, a także zapewnieniem pełnego finansowania projektu w części nie objętej dotacją EkoFunduszu.

EkoFundusz może wspierać finansowo zarówno projekty dopiero rozpoczynane, jak i będące w fazie realizacji, jeżeli ich zaawansowanie finansowe nie przekracza 60% w dniu złożenia wniosku do EkoFunduszu. Odstępstwo od tej zasady jest traktowane jako wyjątkowe i wymaga odrębnego uzasadnienia.

Ze względu na ponoszone koszty administracyjne dotacja EkoFunduszu dla pojedynczego projektu nie może być niższa niż 50 tys. zł.

Zgodnie z poniższym schematem, wszystkie projekty rozpatrywane przez EkoFundusz można podzielić na projekty techniczne oraz przyrodnicze. Projekty techniczne mogą być typowe albo innowacyjne. Przez projekty innowacyjne Fundacja rozumie takie, które prowadzą do pierwszego zastosowania nowej technologii w Polsce lub stwarzają warunki dla jej wprowadzenia na polski rynek. Zadaniem EkoFunduszu jest upowszechnianie takich sprawdzonych, a nie stosowanych dotąd w kraju nowoczesnych i efektywnych rozwiązań. Jednak nie mogą to być instalacje prototypowe, nie mające wcześniej zastosowania na skalę produkcyjną i nigdzie wcześniej nie wdrożone. Wśród projektów technicznych dominują projekty typowe, reprezentujące standard techniczny uznany i stosowany szeroko w krajach gospodarczo rozwiniętych. Są one najczęściej zgłaszane i finansowane z dotacji EkoFunduszu.

Projekty przyrodnicze dotyczą aktywnej ochrony bioróżnorodności zgodnie z priorytetami sektora IV.

EkoFundusz nie finansuje projektów, które uzyskały, bądź starają się o dotację ze środków Funduszu Spójności i Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej a także z Funduszy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (np. tzw. fundusz norweski).

Warunki udzielania dotacji dla projektów typowych zgłaszanych do EkoFunduszu zestawione są w Tabeli 1.

Tabela 1. Udział dotacji EkoFunduszu w kosztach projektu.

Do grupy „Inne podmioty” należą instytucje charytatywne i wyznaniowe, pozarządowe organizacje ekologiczne, dyrekcje parków narodowych i krajobrazowych, placówki oświatowe, edukacyjne, placówki służby zdrowia, spółdzielnie mieszkaniowe oraz spółki wodne.

EkoFundusz uruchomił także tzw. „szybką ścieżkę” przyznawania dotacji dla projektów typowych, dostarczających produkty o podobnym charakterze. W tabeli nr 2 przedstawione zostały te produkty, które mogą być dofinansowane w projektach EkoFunduszu, w formie dopłaty ustalanej proporcjonalnie do jednostki fizycznej produktu, przyjętej za podstawę dla obliczenia dotacji.

Tabela 2. „Szybka ścieżka” przyznawania dotacji EkoFunduszu.

Limity dotacji zapisane w tabelach 1 i 2 nie dotyczą projektów ocenianych w ramach konkursów EkoFunduszu. Warunki i wielkość przyznawanej nagrody są każdorazowo przedstawiane w ogłoszeniu inicjującym kolejną edycję konkursu.

Poprzez wspieranie (finansowanie) projektów innowacyjnych EkoFundusz promuje wykorzystanie najnowszych technologii w obszarze ochrony środowiska. Warunki dofinansowania projektów innowacyjnych zgłaszanych do EkoFunduszu są korzystniejsze niż w projektach typowych. Udział dotacji w kosztach projektu przedstawiony w tabeli 1 zostaje powiększony o 10%. Do projektów innowacyjnych nie stosuje się tzw. „szybka ścieżka” przyznawania dotacji ani procedura konkursowa.

Projekty przyrodnicze obejmują wszystkie przedsięwzięcia finansowane przez EkoFundusz w sektorze IV (ochrona różnorodności biologicznej). Projekty takie mogą otrzymywać dotację EkoFunduszu w wysokości nie przekraczającej 80% akceptowanych kosztów projektu. Projekty dotyczące budowy infrastruktury edukacyjnej oraz przebudowy drzewostanów mogą otrzymać dotację nie przekraczającą 50% akceptowanych kosztów projektu.

Procedura zgłoszenia i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie ze środków EkoFunduszu ukazana jest na Rys. 1. Z reguły ma ona charakter dwuetapowy.

Pierwszym etapem jest przesłanie na adres Fundacji "Ankiety projektu" na kwestionariuszu dostępnym w Biurze EkoFunduszu oraz na stronie internetowej. Powinna ona zawierać komplet wiarygodnych informacji niezbędnych do podjęcia przez Zarząd EkoFunduszu decyzji o tym, czy wnioskowane przedsięwzięcie mieści się w jednym z priorytetów EkoFunduszu, wymienionych w rozdziale III niniejszych Zasad. Szczególnie istotny na tym etapie jest krótki opis przedsięwzięcia z określeniem jego kosztów oraz uwypukleniem korzyści ekologicznych, a także wykazaniem wszystkich źródeł, z których wnioskodawca zamierza je sfinansować. Ankieta nie jest wymagana w przypadku projektów konkursowych oraz projektów zgłaszanych do tzw. „szybkiej ścieżki” przyznawania dotacji.

W przypadku podjęcia decyzji pozytywnej Zarząd EkoFunduszu przesyła wnioskodawcy zaproszenie do przedstawienia "Wniosku o przyznanie dotacji”. Zaproszenie to nie oznacza jakiegokolwiek zobowiązania EkoFunduszu do dofinansowania projektu, a jedynie stanowi podstawę do przedstawienia wniosku, przygotowanego zgodnie z "Instrukcją przygotowania wniosku" dostępną w Biurze Fundacji i na stronie internetowej. Wniosek ten powinien zawierać konkretne informacje dotyczące:

- celu proponowanego projektu (a także przedstawiać uzasadnienie jego podjęcia);

- zastosowanej (zaproponowanej) technologii i/lub metod organizacji przedsięwzięcia;

- planowanych w wyniku realizacji projektu efektów ekologicznych;

- wybranych lub proponowanych wykonawców/dostawców i sposobu ich wyboru;

- harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu wraz z wykazanymi źródłami finansowania;

- analizy ekonomicznej przedsięwzięcia wykazującej zapewnienie płynności finansowej w okresie jego realizacji i po jego ukończeniu (w fazie eksploatacji).

Niezbędnym uzupełnieniem wniosku jest również szereg załączników (wymienionych i opisanych w instrukcji), takich jak:

-studium wykonalności lub biznes plan;

-źródłowa dokumentacja ekonomiczna, finansowa i przetargowa;

-wymagane przez prawo zezwolenia na realizację i eksploatację obiektu.

Istotne jest również przedstawienie raportu oddziaływania inwestycji na środowisko (jeśli jest on wymagany przez prawo) oraz posiadanych ekspertyz dotyczących projektu. EkoFundusz rozpatruje wnioski kompletne i wypełnione zgodnie z „Instrukcją przygotowania wniosku”.

Nadesłany wniosek podlega ocenie przez specjalistów zatrudnionych w Fundacji, a w niektórych przypadkach także przez ekspertów działających na zlecenie EkoFunduszu. Analizie podlegają trzy aspekty przedsięwzięcia: technologiczny, ekologiczny i ekonomiczno-finansowy. Przy współpracy wnioskodawcy z ekspertami i specjalistami EkoFunduszu wniosek może podlegać uzupełnieniom lub modyfikacjom wynikającym z wymagań Fundacji.

Jeżeli ocena ta przyniesie wynik pozytywny, Zarząd Fundacji zatwierdza wniosek i przedstawia go na posiedzeniu Rady Fundacji. Zgodnie ze statutem EkoFunduszu Rada Fundacji podejmuje decyzję ostateczną o przyznaniu dotacji, jej wysokości i warunkach. Forma i wysokość przyznanej dotacji może różnić się od proponowanej przez Wnioskodawcę. Rada może też sformułować dodatkowe warunki związane z jej udzieleniem.

Poza rozpatrywaniem wniosków indywidualnych, napływających do EkoFunduszu, Fundacja organizuje szereg konkursów, których laureaci otrzymują nagrody w formie znaczącej pomocy finansowej na realizację projektowanych przedsięwzięć. Warunki konkursowe, ogłaszane w prasie oraz dostępne w Biurze Fundacji i na stronie internetowej, precyzują sposób i termin zgłaszania projektów na dany konkurs. Wnioski konkursowe nie wymagają złożenia ankiety.

Zarówno ankiety projektów, jak i wnioski rozpatrywane są przez EkoFundusz w ciągu całego roku, sukcesywnie, w miarę ich napływania. Odpowiedź na ankietę powinna być udzielona przez EkoFundusz w ciągu czterech tygodni. Odpowiedź pozytywna, będąca zaproszeniem do złożenia wniosku, ważna jest przez trzy miesiące. Jeżeli w tym czasie wniosek nie napłynie, uznaje się to za rezygnację ze starania się o dotację Fundacji.

Decyzja Rady Fundacji o przyznaniu dotacji ważna jest przez sześć miesięcy. W tym czasie powinna zostać podpisana umowa o udzieleniu dotacji. Jest to okres, w którym Zarząd EkoFunduszu przeprowadza negocjacje z Wnioskodawcą dotyczące umowy o udzieleniu dotacji. Umowa określa podstawowe uprawnienia i zobowiązania Fundacji i Beneficjenta.

Dotacja przyznawana jest na konkretne zadania inwestycyjne ze szczególnym naciskiem na zakupy nowoczesnych technologii ze Stanów Zjednoczonych, Szwajcarii, Norwegii i/lub z krajów Unii Europejskiej.

Obowiązuje system rozliczania zadań etapami zgodnie z terminami ich realizacji. Podział projektu na etapy realizacyjne, obok aspektu finansowego (stopniowe przekazywanie i rozliczanie dotacji), ma również aspekt techniczno-organizacyjny. Każdy etap wydzielony w harmonogramie realizacji projektu winien wiązać się z ukończeniem wykonania konkretnego obiektu, zadania czy urządzenia, którego przyjęcie potwierdzone jest protokołem odbioru.

Finansowanie projektu w części objętej dotacją EkoFunduszu może uwzględniać udzielanie zaliczek. W odniesieniu do przedsięwzięć innych niż projekty w dziedzinie ochrony przyrody, podstawę do przyznania zaliczki i określenia jej wysokości stanowią wyłącznie ustalenia zawarte w kontraktach między Beneficjentem i Dostawcą urządzeń finansowanych z dotacji EkoFunduszu.

W trakcie negocjacji EkoFundusz zwraca szczególną uwagę na poprawne opracowanie i uzgodnienie następujących Załączników do Umowy:

Załącznik nr 1 zawierający podstawowe dane dotyczące całości przedsięwzięcia, jego celów i planowanych efektów ekologicznych, a także harmonogram realizacji, koszty i źródła finansowania projektu;

Załącznik nr 2 to "Plan zamówień finansowanych ze środków EkoFunduszu" zawierający listę zadań (podzielonych na składniki rzeczowe), a także wykaz wykonawców-dostawców wraz z określeniem sposobu ich wyboru;

Załącznik nr 3 określa etapy realizacji projektu i terminy płatności rat dotacji.

Podpisanie Umowy warunkowane jest uzyskaniem przez EkoFundusz udokumentowanego potwierdzenia pełnego finansowania przedsięwzięcia ze wszystkich źródeł wymienionych w załączniku nr 1 do umowy oraz spełnienia wymogów formalno-prawnych związanych z realizacją projektu.

W trakcie negocjacji uszczegółowieniu podlega (w stosunku do treści wniosku) zakres rzeczowy projektu w części objętej dotacją EkoFunduszu. Szczegółowość wykazu zadań zawartych w załącznikach nr 2 i 3 powinna odpowiadać przyszłemu zakresowi rzeczowemu faktur przedstawianych EkoFunduszowi przy rozliczaniu wydatkowania dotacji na wykonane dostawy i/lub usługi. Należy przy tym wziąć pod uwagę poniższe wymagania:

1. EkoFundusz finansuje w zasadzie dostawy i usługi wykonane po dacie zawarcia umowy o udzieleniu dotacji. Odstępstwo od tej zasady wymaga każdorazowo decyzji Zarządu;

2.  Ze środków EkoFunduszu nie mogą być finansowane takie zadania jak: opracowanie dokumentacji technicznej, budowa obiektów towarzyszących, a także koszty nadzoru inwestorskiego i koordynacji   projektu ponoszone przez Beneficjenta albo przez generalnego realizatora/wykonawcę inwestycji, ogrodzenia, oświetlenie, zieleń, sieć telefoniczna, koszty rozruchu technologicznego, prace porządkowe oraz koszty osobowe i administracyjne Beneficjenta (z wyłączeniem pozarządowych organizacji ekologicznych) związane z realizacją projektu. Odstępstwo od tej zasady wymaga każdorazowo decyzji Zarządu. Ze środków Fundacji nie mogą być finansowane podatki i inne opłaty związane z realizacją przedsięwzięcia;

3. W ujęciu rzeczowym ze środków EkoFunduszu finansowane są jedynie koszty budowy i wyposażania podstawowych obiektów technologicznych inwestycji oraz urządzeń niezbędnych dla funkcjonowania obiektów podstawowych (np. zasilanie energetyczne). Do takich obiektów można zaliczyć przykładowo:

- obiekty objęte schematem technologicznym procesu redukcji emisji gazów;

- podstawowe obiekty technologiczne oczyszczalni ścieków oraz przeróbki i utylizacji osadów ściekowych oraz urządzenia do transportu ścieków i osadów;

- obiekty i prace związane z renaturyzacją obszarów cennych przyrodniczo oraz służące prawidłowemu zagospodarowaniu tych terenów.

 

Jeśli podpisanie Umowy nie nastąpi w ciągu sześciu miesięcy od daty decyzji o przyznaniu dotacji, decyzja ta wygasa. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Beneficjenta, Zarząd może przedłużyć ważność decyzji o co najwyżej następne 6 miesięcy.

EkoFundusz przykłada szczególną wagę do jakości proponowanych rozwiązań, odpowiadających nowoczesnym technologiom proekologicznym, a także do promocji najbardziej efektywnego wykorzystania posiadanych funduszy poprzez stosowanie obiektywnych i przejrzystych metod ich rozdziału. Spełnienie tych wymogów umożliwiają procedury przetargowe prowadzone według ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Dla Wnioskodawców/Beneficjentów wymogi te stosuje się do części zadania inwestycyjnego finansowanego z dotacji EkoFunduszu, jeżeli zadanie to może być odrębnym przedmiotem postępowania. Jeśli takie wydzielenie nie jest możliwe, cała inwestycja winna być realizowana tak jak wymaga tego w/w ustawa. Za prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania przetargowego odpowiedzialny jest Beneficjent, z którym EkoFundusz zawarł lub zawrze umowę o udzieleniu dotacji.

EkoFundusz sprawdza sposób realizacji wyżej wymienionych wymagań przez Beneficjenta.

Jeśli Beneficjent dokonał wyboru dostawców lub wykonawców przed złożeniem wniosku do EkoFunduszu, sposób tego wyboru i jego wynik - w zakresie zachowania, co do zasady, reguł konkurencyjności i równego traktowania oferentów – jest brany pod uwagę przez Fundację przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu dotacji. W tym celu Beneficjent jest zobowiązany do dołączenia do wniosku kopii Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) lub jej odpowiednika potwierdzonej za zgodność z oryginałem oraz zastosowanego trybu ogłoszenia o zamówieniu a także protokołu postępowania dotyczącego wyboru wykonawcy lub dostawcy wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert.

Jeśli natomiast wybór ten ma być dokonany dopiero po złożeniu wniosku o przyznanie dotacji przez Fundację, Beneficjent zobowiązany jest do współpracy z EkoFunduszem w zakresie przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia.

W przypadku ogłoszenia o zamówieniu w prasie o zasięgu krajowym, w Biuletynie Zamówień Publicznych czy w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Beneficjent zobowiązany jest do konsultowania z EkoFunduszem następujących dokumentów i materiałów przed ich ogłoszeniem lub udostępnieniem:

• projektu ogłoszenia o zamówieniu
• projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia należy umieścić następującą informację dotyczącą warunków udostępnienia dotacji EkoFunduszu: „Zamawiający wymaga, aby oferent wykonujący zamówienie w części finansowanej przez EkoFundusz korzystał z dostawców lub wykonawców ze Stanów Zjednoczonych, Szwajcarii, Norwegii i/lub krajów Unii Europejskiej.”

Ponadto EkoFundusz wymaga przedstawienia informacji o planowanym zakresie i terminach ogłaszania przetargów (z miesięcznym wyprzedzeniem) na zadania przewidziane do realizacji w ramach projektu. W tym celu należy wypełnić i przesłać drogą elektroniczną do EkoFunduszu następujące zestawienie:

Beneficjenta obowiązują terminy składania ofert takie jak w ustawie Prawo zamówień publicznych, a skrócenie terminu jest możliwe tylko w okolicznościach określonych tamże i po uzyskaniu zgody EkoFunduszu.

Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia, Beneficjent jest zobowiązany do przesłania do EkoFunduszu potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii SIWZ oraz protokołu postępowania wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert.

Podstawą do rozliczenia dostaw wyrobów jest świadectwo pochodzenia lub oświadczenie producenta o miejscu ich wytworzenia.

EkoFundusz, podobnie jak EBOR, wymaga aby Beneficjenci a także ich Partnerzy i Kontrahenci (dostawcy, wykonawcy, oferenci), przestrzegali najwyższych norm etycznych podczas zdobywania dotacji i realizacji dotowanych przedsięwzięć. Fundacja będzie wykluczała podmioty z korzystania z jej środków finansowych w przypadkach, gdy dotacja zostanie uzyskana w rezultacie takich działań, które można określić jako:

• działania oszukańcze, czyli fałszywe przedstawianie faktów w procesie uzyskiwania dotacji i realizacji projektu, w celu wpływania na postępowanie przetargowe lub realizacyjne, pozbawiające zamawiających i oferentów korzyści jakie wynikałyby z wolnej i otwartej konkurencji,
• działania korupcyjne, czyli proponowanie, dawanie, przyjmowanie lub zabieganie o coś wartościowego, aby wpłynąć na decyzję administracji publicznej lub korporacyjnej, bądź też grożenie wyrządzeniem szkody osobie, mieniu lub reputacji w związku z postępowaniem o udzielenie dotacji, przetargowym lub przy realizacji dotowanego projektu.

Wszelkie zobowiązania EkoFunduszu w stosunku do Beneficjenta powstają z chwilą podpisania umowy o udzieleniu dotacji i są w niej uregulowane.

W trakcie realizacji projektu EkoFundusz - we współpracy z Beneficjentem - prowadzi kontrolę dotyczącą:

1. zgodności zakresu rzeczowego inwestycji z planem rzeczowo-finansowym;
2. zasadności wydatków i zgodności wykorzystania dotacji z umową;
3. osiągniętego efektu ekologicznego po zakończeniu całości projektu.

W trakcie trwania danego etapu projektu Fundacja może dokonać wypłaty dotacji na podstawie faktur dla sfinansowania kosztów zakupów wyposażenia i usług związanych w sposób oczywisty z jego wykonaniem, w ramach kwot przyznanych na dany etap.

Przedstawiana przez Beneficjenta dokumentacja rozliczenia każdego etapu i raty przyznanej dotacji powinna zawierać następujące elementy:

1. Syntetyczne sprawozdanie z wykonania zadań przewidzianych dla danego etapu według wzoru określonego przez Fundację;

2. Kopie protokołu z odbioru wykonanego etapu, zatwierdzone przez Beneficjenta i inspektora nadzoru, a w przypadku, gdy poszczególne zadania etapu odbierane były odrębnie - komplet takich dokumentów ze wszystkich przeprowadzonych odbiorów.

W przypadku projektów nieinwestycyjnych z zakresu ochrony przyrody, Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego sprawozdania z wykonanych prac i poniesionych kosztów oraz odpowiednich protokołów;

 3.Tabelaryczne zestawienie poniesionych kosztów realizacji inwestycji objętych dotacją EkoFunduszu, przygotowane według poniższego wzoru i potwierdzone przez Beneficjenta:

4. Komplet faktur wyszczególnionych w powyższej tabeli, wraz z kopiami potwierdzonymi przez Beneficjenta pod względem formalnym i merytorycznym, do sfinansowania ze środków EkoFunduszu.

 

Pełne rozliczenie etapu następuje po zaakceptowaniu przez Fundację rozliczenia finansowego i raportu z realizacji etapu, przedstawionego przez Beneficjenta. W przypadku dużych i skomplikowanych technicznie przedsięwzięć Fundacja może powołać eksperta dla oceny poprawności realizacji projektu.

Obok szczegółowej kontroli wydatkowania udzielonej dotacji, Fundacja bada też przebieg realizacji całego projektu i jego finansowania, także z innych źródeł. Poważne odstępstwa od określonego w umowie terminarza, zakresu rzeczowego i strumieni finansowych mogą w konsekwencji prowadzić do wstrzymania wypłaty środków z przyznanej dotacji lub rozwiązania umowy przez Fundację.

Członkowie Rady i Zarządu Fundacji, pracownicy Biura oraz konsultanci pracujący na zlecenie EkoFunduszu dokonują wizytacji i kontroli terenowej finansowanego przedsięwzięcia. Ich celem jest zapoznanie się z postępami w realizacji i finansowaniu projektu oraz wyjaśnianie problemów i nieprawidłowości, jeśli wystąpiły one w trakcie tej realizacji. Prawo Fundacji do kontroli powinno być zagwarantowane w umowach zawieranych pomiędzy Beneficjentem a Inwestorem Zastępczym/Wykonawcą lub innym podmiotem o podobnym charakterze.

Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego informowania EkoFunduszu o faktach i wydarzeniach mogących mieć wpływ na przebieg realizacji umowy z Fundacją, w tym m in.:

- o zmianie nazwy lub siedziby Beneficjenta, zmianie banku lub rachunku bankowego;

- o istotnej zmianie sytuacji prawnej lub ekonomicznej Beneficjenta (np. w wyniku dokonanych przekształceń własnościowych, o groźbie upadłości itp.);

- o zamiarze zmiany głównych wykonawców lub dostawców;

- o wystąpieniu nieprzewidzianych okoliczności i trudności technicznych, organizacyjnych lub ekonomicznych mających znaczenie dla realizacji projektu.

W przypadku zmian warunków realizacji przedsięwzięcia dofinansowywanego przez Fundację, istnieje możliwość renegocjacji tych zmian w umowie (w jej załącznikach), np. w odniesieniu do harmonogramu realizacji, a w wyjątkowych przypadkach w odniesieniu do zakresu przedmiotowego projektu, jeśli przemawia za tym istotne zwiększenie efektów ekologicznych. Zmiany te jednak nie mogą rodzić żadnych dodatkowych skutków finansowych dla Fundacji. Wzrost kosztów inwestycji - niezależnie od powodu - nie może mieć wpływu na wysokość przyznanej dotacji.

Zgłoszenie propozycji zmian w umowie i ich uzgodnienie z Fundacją w formie aneksu do umowy jest możliwe wyłącznie przed upływem terminu rozliczenia etapu, którego mają dotyczyć proponowane zmiany. Niedotrzymanie tego warunku pociąga za sobą naliczania kar umownych pomniejszających wielkość wypłacanej dotacji.

Fundacja zastrzega sobie prawo zerwania umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli zostanie wykazane, że Beneficjent wykorzystuje przyznaną dotację niezgodnie z przeznaczeniem lub wykonuje prace nieterminowo albo niesolidnie.

W przypadku stwierdzenia, po wykonaniu przedsięwzięcia i rozliczeniu dotacji, iż Beneficjent wykorzystał tę pomoc w całości lub w części niezgodnie z Umową - jest on zobowiązany do zwrotu niewłaściwie wykorzystanych kwot, wraz z utraconymi przez Fundację korzyściami w postaci odsetek bankowych, a także do zapłaty kary umownej w wysokości odpowiadającej 25 % niewłaściwie wykorzystanej dotacji.

Wraz z rozliczeniem etapu poprzedzającego zakończenie finansowania projektu z dotacji EkoFunduszu (a w projektach jednoetapowych na miesiąc przed zakończeniem projektu) Beneficjent zobowiązany jest do uzgodnienia z EkoFunduszem terminu uroczystego zakończenia projektu. Beneficjent zobowiązany jest też do umieszczenia informacji o dotacji EkoFunduszu na obiekcie i urządzeniach oraz do przekazania tych informacji środkom masowego przekazu.

Warunkiem ostatecznego zamknięcia projektu jest przedstawienie przez Beneficjenta:

    1.   Całościowego sprawozdania z realizacji projektu w części merytorycznej i finansowej;

2. Protokołu odbioru technicznego inwestycji;
3. Informacji o uzyskanych parametrach technicznych i efektach ekologicznych, wynikających lub związanych z realizacją przedsięwzięcia wraz z protokołem stosownych służb lub organów odpowiedzialnych za dopuszczenie inwestycji do eksploatacji. W przypadkach uzasadnionych względami technologicznymi lub jeśli termin zakończenia części projektu finansowanego przez EkoFundusz nie pokrywa się z terminem zakończenia całości inwestycji - powyższe informacje dostarczane są do Fundacji w terminie określonym w Umowie.

EkoFundusz utrzymuje dalsze kontakty z Beneficjentem po zakończeniu realizacji projektu i zamknięciu Umowy dla kontrolowania efektów ekologicznych uzyskiwanych w ramach dofinansowanego przedsięwzięcia oraz rzeczywistych kosztów inwestycyjnych i eksploatacyjnych związanych z jego realizacją.